Spring til indhold
Luk

IT-arkivering

 

Denne sektion indeholder vejledninger til IT-arkivering i Odense Kommune, samt de formularer, Stadsarkivet benytter ved den lovpligtige arkivering af IT-systemer. I øjeblikket er mængden begrænset, men sektionen vil blive udvidet med tiden. Indtil disse elementer er lagt ud, kan hjælp til denne proces fås ved henvendelse på Stadsarkivet i Historiens Hus.

 

Ofte stillede spørgsmål om IT-arkivering

 

1. Hvorfor skal vi gøre dette?

 

Den lovpligtige arkivering af IT-systemer er en følge af Arkivloven af 2002. Pligten til aflevering gælder alle systemer, der er bevaringsværdige og indeholder oplysninger om personer (dvs. er omfattet af Persondataloven). 

 

2. Gælder det ikke kun systemer med personsager?

 

Nej, det er karakteren af oplysningerne, der er afgørende, ikke hvordan de er organiseret. ESDH Emnesag indeholder f.eks. også personoplysninger og er bevaringsværdig, så der gælder også en afleveringspligt for dette.

 

3. Hvilke systemer er bevaringsværdige?

 

Dette spørgsmål reguleres især af bekendtgørelse nr. 995 af 3.8.2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne. Her skal Stadsarkivet dog tages med på råd. Kontakt os med hensyn til jeres specifikke system.

 

4. Hvad er en arkiveringsversion?

 

En arkiveringsversion er en mængde data, der er trukket ud af et system og gemt i en særlig struktur og i særlige systemuafhængige formater. De helt præcise regler for produktionen af en arkiveringsversion findes i bekendtgørelse nr. 1007 af 20.8.2010 om arkiveringsversioner.

 

5. Hvor skal arkiveringsversionen afleveres? Hos jer eller Statens Arkiver?

 

Ifølge Stadsarkivets vedtægt af 1992 er det Stadsarkivets opgave at indsamle, registrere og bevare arkivalier fra Odense Kommune, herunder elektroniske arkivalier. Stadsarkivet er hermed et såkaldt §7-arkiv i arkivlovens forstand. Arkiveringsversioner af Odense Kommunes systemer skal afleveres og godkendes her.

 

6. Hvilken tidsfrist har vi for aflevering?

 

Arkiveringsversionen skal afleveres senest på det tidspunkt, hvor oplysningerne ifølge Persondataloven skal slettes. Med andre ord skal det sikres, at der bliver afleveret en arkiveringsperson inden den tidfrist for sletning, som Persondataloven foreskriver.

 

7. Hvad er et system i det hele taget?

 

Et system er enhver mængde oplysninger, der kan søges systematisk i. Det er med andre ord ikke nødvendigvis en database - et regneark med personoplysninger er også afleveringspligtigt, hvis oplysningerne deri er bevaringsværdige.